Клиенты и кейсы

Как увеличить продуктивность найма персонала на 29% с помощью amoCRM

2024-08-12 01:09 HR

О компании

Хагемаер Групп — компания из Санкт-Петербурга, которая занимается аутсорсингом и аутстаффингом персонала в РФ. Компания работает как с заказчиками, так и с кандидатами по всей стране, имея базу данных из 130 000 контактов в различных регионах.
В связи с увеличением объема работ и необходимостью оптимизации бизнес-процессов компания решила внедрить amoCRM. Прежде всего для Хагемаер Групп требовалось автоматизировать процессы продаж и подбора персонала, а также упростить взаимодействие между отделами внутри компании.

Проблемы до внедрения

1. Отсутствие единых бизнес-процессов

В компании не было четко прописанных регламентов — это регулярно приводило к недопониманиям, ошибкам и спорам среди сотрудников о том, как выполнять те или иные задачи.

2. Разные системы для разных команд

В компании работает несколько рекрутинговых команд: до внедрения amoCRM они использовали разные CRM-системы, что создавало трудности при работе с базой кандидатов. Кто-то пользовался Битрикс, кто-то E-Staff. Учет продаж и вовсе осуществлялся в Excel — это сильно усложняло анализ данных.

3. Недостаточная прозрачность

Поскольку разные отделы использовали разные программы, не было единой системы для учета заявок и сделок, из-за чего не были исключены ситуации, в которых с одним и тем же кандидатом работало несколько рекрутеров, трудоустраивая его на разные вакансии.

4. Отсутствие интеграции связи

Телефония и мессенджеры, которые использовались рекрутерами, не были интегрированы в CRM, из-за чего было невозможно отслеживать взаимодействие с кандидатами и клиентами.
Эти проблемы значительно замедляли рабочие процессы и создавали неудобства как для сотрудников, так и для заказчиков и кандидатов.

С чего начали внедрение

Прежде всего в рамках аудита мы проанализировали текущие бизнес-процессы компании. Наша команда провела 10 встреч, чтобы выявить проблемы и ключевые потребности, после чего согласовала ТЗ и приступила к работе.

В общем, работы предстояло много. Сначала по результатам аудита было решено настроить следующие воронки:
Основная трудность заключалась в том, чтобы сформулировать и утвердить ТЗ, поскольку во время встреч между сотрудниками не раз возникали споры о том, что и как в компании функционирует. Так что мы далеко не сразу пришли к консенсусу и утвердили план работ. Более того, пока мы разбирались с одними проблемами, вскрылись также другие: помимо трудностей, связанных с процессами аутсорсинга и аутстаффинга, наши аналитики заметили сложности в работе отдела продаж, которые и предложили исправить в рамках внедрения.
В общем, работы предстояло много. Сначала по результатам аудита было решено настроить следующие воронки:

1. Воронка продаж

Охватывает все этапы от первоначального контакта с потенциальным клиентом до закрытия сделки. В этой воронке работают 2 менеджера отдела продаж: за последние 4 месяца они заключили 203 сделки.
Воронка позволяет контролировать каждый этап процесса продаж, обеспечивая прозрачность и упрощая управление взаимодействием с клиентами.

2. Воронка «Заявки на подбор»

Используется для контроля и обработки заявок на подбор персонала. В ней работают руководители проектов.
Процесс начинается с создания заявки после первоначального общения с клиентом: руководитель проекта фиксирует все требования и детали, необходимые для дальнейшей работы, начиная от требований к кандидату и заканчивая причиной образования вакансии и условиями труда. Затем, в случае необходимости, заявка передается на этап корректировки, где могут быть внесены уточнения или изменения на основе обратной связи от заказчика. Если после корректировки заявка не требует дополнительных изменений, она передается в работу группе подбора, которая приступает к поиску подходящих кандидатов.
В каждой заявке есть специальная ссылка, перейдя по которой, можно увидеть всех кандидатов, с которыми по ней ведётся работа. Это позволяет руководителю проекта в любой момент проверять состояние выполнения заявки. Он видит, с каким количеством кандидатов работа проводилась, но они не подошли и были отправлены в «отказ», также видит, на каком из активных этапов находятся кандидаты. Это позволяет анализировать степень выполненности задачи, строить прогнозы, а если наблюдать эти показатели в динамике, становится понятно, насколько команда сфокусирована именно на этой заявке.

3. Воронка «Подбор персонала»

Охватывает весь цикл работы с кандидатами на трудоустройство, от получения заявки до увольнения сотрудника. В воронке работают 18 рекрутеров и 10 мастеров.
Процесс начинается с получения отклика кандидата на вакансию. Как только отклик получен, данные кандидата загружаются в систему amoCRM для дальнейшей обработки. Рекрутеры связываются с соискателем и проводят интервью, тестирование и другие этапы отбора, чтобы оценить его квалификацию и соответствие требованиям вакансии. Удобной функцией воронки является привязка кандидата к конкретному менеджеру: на какие бы вакансии он ни откликнулся, он всегда попадет к тому менеджеру, с которым впервые начал работать. Это позволяет не тратить ресурсы на повторную обработку кандидата.
Один из статусов — «кандидат отработал 80 часов» — служит показателем того, что кандидат успешно работает в той или иной компании. Для Хагемаер Групп именно этот факт является критерием успеха.
В базе около 130 000 контактов. При необходимости быстро подобрать сотрудника базу можно отфильтровать по профессии и по статусу занятости, после чего выбирать из уже имеющихся специалистов.

Какие еще инструменты были подключены

Телефония от UIS

Ранее компания не пользовалась виртуальной АТС, поэтому звонки никак не фиксировались и не интегрировались с учетными системами — это создавало дополнительные сложности в управлении проектами. При выборе телефонии мы остановились на UIS — она закрывала все потребности заказчика. Для мастеров, работающих в регионах, были выпущены специальные сим-карты.
Теперь вся история звонков и взаимодействий фиксируется в amoCRM — это обеспечивает прозрачность, позволяет контролировать работу сотрудников, а также улучшает качество обслуживания клиентов.

Интеграция с WhatsApp и Telegram

Для внешней коммуникации Хагемаер Групп использовал только WhatsApp, что регулярно приводило к потере сообщений, поскольку многие кандидаты и клиенты не пользовались этим приложением. Недолго думая, мы решили добавить интеграцию с Telegram — в настоящее время это наиболее удобный и популярный мессенджер.
Теперь сообщения, отправляемые в WhatsApp, автоматически сохраняются в карточке кандидата, и если тот вдруг напишет менеджеру в Telegram, коммуникацию можно будет продолжить на другой платформе.
В результате скорость взаимодействия увеличилась, а качество связи улучшилось, что позволило быстрее и эффективнее обрабатывать заявки.

Интеграция с avito.ru и hh.ru

Поскольку для размещения вакансий использовались 2 разные платформы, вести учет откликов было непросто: до внедрения руководители буквально вручную передавали менеджерам в работу контакты каждого откликнувшегося. После настройки интеграции необходимость мониторить кабинеты на avito и hh.ru отпала. Теперь отклики из обеих систем сразу попадают в amoCRM, и нужно контролировать только то, чтобы они оперативно обрабатывались.

Вот, например, схема интеграции с avito.ru:
А вот так выглядит интеграция с hh.ru:
В результате интеграция не только уменьшила время обработки откликов, но и повысила удовлетворенность кандидатов, поскольку они стали получать ответы быстрее.

Поиск дублей контактов и сделок

До внедрения amoCRM среди контактов и сделок регулярно появлялись дубли, так как не было инструмента, который бы вычислял задвоившиеся данные — в результате создавалась путаница, которая затрудняла работу рекрутеров. Для решения этой проблемы была внедрена функция поиска дублей с последующим склеиванием.
Поиск проводится на основе телефонных номеров и ИНН: если номер за несколько лет мог измениться, то ИНН оставался прежним, поэтому было важно также проверять его. При склеивании вся информация объединяется, при этом сохраняется вся история сделок и взаимодействия.
Новая функция позволила очистить и отфильтровать базу данных, а также снизила количество ошибок, связанных с заполнением карточек и ведением сделок. Благодаря этому рекрутеры могли сосредоточиться на более важных задачах, не тратя время на ручной поиск дублей.

Настройка рабочего стола руководителя

До внедрения amoCRM у руководителей отделов не было возможности отслеживать показатели работы своих подчиненных. Как следствие, они не всегда имели полное представление о текущей ситуации в том или ином отделе, из-за чего было сложно принимать стратегические решения.
Настройка дашбордов с отображением ключевой информации значительно улучшила контроль качества: теперь руководство может быстро реагировать на изменения в работе команды и принимать решения на основе актуальных данных. Также дашборды обеспечили прозрачность всех процессов — теперь у руководителей есть доступ к отчетам по всем рабочим операциям и задачам.

Добавление сделок через Google Sheets и парсер

Раньше рекрутерам приходилось тратить время на добавление заявок вручную, что сильно снижало скорость обработки запросов. Внедрение автоматического добавления сделок через Google-таблицу и парсер для быстрого поиска резюме значительно упростило и ускорило работу. Теперь руководители могут за считанные минуты добавить необходимые заявки в систему, после чего их берут в работу рекрутеры. Парсер же позволяет в 2 клика находить интересные резюме и мгновенно добавлять в воронку, создавая сделку.

Обучение сотрудников

На заключительном этапе внедрения amoCRM мы организовали комплексный процесс обучения для 13 сотрудников из разных отделов. Обучение включало индивидуальные часовые встречи, на которых разбирались 15 ключевых тем. Такой подход позволил учесть специфику работы каждого сотрудника и обеспечить глубокое знание системы: важно было убедиться, что все менеджеры, рекрутеры и руководители полностью понимают принципы работы с amoCRM.
На встречах рассматривались как базовые функции системы, так и более сложные аспекты, такие как автоматизация процессов и интеграция с другими инструментами.

Результат внедрения

1. Рост количества трудоустроенных за второй квартал 2024 года (по сравнению со 2-м кварталом 2023 года) составил 29%, при этом количество рекрутеров увеличилось на 15%;

2. За один квартал обрабатывается более 13 800 заявок от кандидатов и заключается до 1500 сделок в воронке «Подбор персонала»;

3. После внедрения amoCRM в системе начали работать 18 рекрутеров, 10 мастеров, 3 руководителя проектов и 2 менеджера по продажам;

4. Вся работа стала прозрачной: теперь в системе видно, кто и когда взаимодействовал с клиентами и кандидатами, какие звонки были сделаны, как происходило общение.

В результате компания смогла значительно повысить качество процессов подбора персонала и продаж, а также увеличить скорость реакции на запросы клиентов.