Клиенты и кейсы

Внедрили amoCRM и оптимизировали HR-процессы для аутсорсинговой компании

2024-05-30 17:58 HR

О клиенте

ЭГ-Стафф#nbsp;— компания, предоставляющая услуги аутсорсинга персонала с#nbsp;2010 года.
Специализируется на#nbsp;крупном и#nbsp;среднем бизнесе в#nbsp;сфере производства, строительства, логистики и#nbsp;ритейла, также работает с#nbsp;государственными заказчиками. Сотрудничает с#nbsp;такими компаниями как Газпромнефть, Билайн, МТС, Озон, СберМаркет и#nbsp;др.
Столкнувшись с#nbsp;проблемами в#nbsp;области найма, компания решила обратиться к#nbsp;нам.

Проблемы до внедрения

Изначально менеджеры использовали ручные методы управления кандидатами и#nbsp;сотрудниками через гугл-таблицы, что приводило к#nbsp;потере данных и#nbsp;снижению качества управления информацией.
Заявки на#nbsp;подбор приходили HR-менеджерам в#nbsp;личные WhatsApp, из-за чего невозможно было оценить результаты их#nbsp;работы. Коммуникация с#nbsp;соискателями тоже велась в#nbsp;личных переписках: контролировать качество общения с#nbsp;кандидатом было невозможно, как и#nbsp;адекватно оценить эффективность всей системы подбора.

Решение и задачи

Для повышения эффективности HR-процессов и#nbsp;работы отдела продаж было решено внедрить amoCRM, к#nbsp;тому#nbsp;же у#nbsp;нашей команды уже был большой опыт реализации подобных проектов в#nbsp;сфере массового найма.
Требовалось упорядочить базу данных, оптимизировать процессы подбора, а#nbsp;также настроить механики отслеживания карьерного развития сотрудников и#nbsp;эффективности управления всеми HR-операциями.

Сбор требований

В#nbsp;первую очередь мы#nbsp;провели аудит для сбора всех требований клиента. По#nbsp;его результатам сформулировали техническое задание для команды, составили карту проекта и#nbsp;отрисовали верхнеуровневые бизнес-процессы.
Прежде чем приступить к#nbsp;внедрению, нам пришлось несколько раз перекраивать и#nbsp;улучшать процессы, поскольку не#nbsp;могли попасть в#nbsp;ожидания клиента.
Мы#nbsp;считаем, что гибкость и#nbsp;клиентоориентированный подход являются ключевыми факторами успеха. Наша команда прошла через многочисленные итерации, обсуждения и#nbsp;правки, не#nbsp;останавливаясь, пока не#nbsp;предложила решение, полностью закрывающее потребности клиента.

Настройка amoCRM

Сначала сделали базовую настройку аккаунта amoCRM на#nbsp;16 пользователей. Проработали воронки, этапы работы с#nbsp;заявками на#nbsp;подбор и#nbsp;откликами соискателей. Также настроили права пользователей, дополнительные поля для карточек заявок, откликов, соискателей и#nbsp;заказчиков.
Были реализованы и#nbsp;настроены следующие бизнес-процессы:
  • Процесс работы с#nbsp;заявками на#nbsp;подбор;
  • Процесс работы с#nbsp;откликами;
  • Процесс работы с#nbsp;холодным активным поиском кандидатов.
Процессы были реализованы с#nbsp;помощью BPM-платформы Sensei, о#nbsp;которой дальше расскажем подробнее.

1) Процесс работы с заявками на подбор

Охватывает все стадии взаимодействия с#nbsp;заявкой на#nbsp;подбор подходящего предложения. Сначала карточка заявки автоматически создается при поступлении запроса и#nbsp;распределяется на#nbsp;HR-менеджера, после чего сотрудник начинает по#nbsp;ней работу: публикует вакансии и#nbsp;начинает активный подбор. При достижении необходимого количества кандидатов заявка закрывается.

2) Процесс работы с откликами

Направлен на#nbsp;обработку откликов, поступающих от#nbsp;соискателей. Сначала HR-менеджер связывается с#nbsp;кандидатом и#nbsp;делает предложение о#nbsp;работе. Если соискатель согласен, менеджер назначает собеседование, после которого следует этап обработки документов для#nbsp;СБ и#nbsp;утверждение кандидата на#nbsp;новую должность.

3) Процесс работы с холодным активным поиском кандидатов

Реализует привлечение нового персонала по#nbsp;инициативе компании. Поиск ведется по#nbsp;базе резюме: в#nbsp;случае нахождения кандидата с#nbsp;релевантным опытом HR-менеджер предпринимает попытку коммуникации, после чего делает предложение о#nbsp;работе.

Интеграция с каналами коммуникаций и парсер для Job-сайтов

В#nbsp;современную эпоху мультиканальной коммуникации соискателям, помимо традиционных джоб-сайтов, доступны корпоративные сайты компаний, где можно найти актуальные вакансии и#nbsp;подать заявку напрямую. Мессенджеры также активно используются для взаимодействия с#nbsp;потенциальными сотрудниками из-за возможности быстрого и#nbsp;удобного общения.
Поэтому с#nbsp;помощью пресетов и#nbsp;расширения для amoCRM мы#nbsp;настроили интеграцию amoCRM со#nbsp;всеми платформами, которые ЭГ-Стафф использует для получения откликов (hh.ru, внешние источники). Теперь карточки соискателей создаются в#nbsp;один клик и#nbsp;хранятся в#nbsp;единой системе, а#nbsp;парсер автоматически распределяет их#nbsp;по#nbsp;воронкам.
Преимущества расширения для браузера заключаются в#nbsp;том, что он#nbsp;универсален и#nbsp;походит для парсинга разных сайтов. При настройке парсера можно задать параметры: что парсить и#nbsp;в#nbsp;какие поля разносить данные. Также можно использовать готовые пресеты#nbsp;— это значительно экономит время и#nbsp;позволяет HR-менеджерам сразу приступать к#nbsp;работе.

Интеграция с WhatsApp

Ранее компании приходилось использовать личные аккаунты менеджеров для ведения переписок с#nbsp;клиентами, что было неудобно и#nbsp;небезопасно:
  1. При увольнении сотрудник уносил с#nbsp;собой базу кандидатов;
  2. Руководитель не#nbsp;мог контролировать качество коммуникаций и#nbsp;поэтому не#nbsp;имел прозрачной аналитики по#nbsp;работе подчиненных.
С#nbsp;помощью сервиса Wazzup мы#nbsp;настроили синхронизацию сообщений из#nbsp;WhatsApp с#nbsp;amoCRM, таким образом упростив ведение истории взаимодействий. Теперь все сообщения попадают в#nbsp;единую систему, и#nbsp;руководитель в#nbsp;любой момент может получить доступ к#nbsp;нужной переписке.

Интеграция с ВК, Телеграм-ботом, Viber-ботом

Клиенты использовали различные мессенджеры, что значительно осложняло ведение единой клиентской базы и#nbsp;отслеживание коммуникаций. Интеграция с#nbsp;ВКонтакте, Телеграм-ботом и#nbsp;Viber-ботом позволила объединить все каналы связи в#nbsp;amoCRM, что улучшило контроль переписок и#nbsp;обеспечило быструю обработку сообщений.

Телефония, настройка единого номера для звонков и распределение их между сотрудниками

Ранее звонки распределялись хаотично, что приводило к#nbsp;регулярным пропущенным вызовам. Внедрение облачной телефонии UIS, а#nbsp;также создание единого номера и#nbsp;системы распределения звонков повысили качество обработки вызовов. В#nbsp;результате улучшился клиентский сервис, а#nbsp;нагрузка на#nbsp;сотрудников стала равномерной.

Интеграция с сайтом компании

Настроили интеграцию amoCRM с#nbsp;сайтом ЭГ-Стаффа. Теперь заявки с#nbsp;сайта автоматически попадают в#nbsp;amoCRM, что обеспечивает их#nbsp;своевременную обработку и#nbsp;улучшает взаимодействие с#nbsp;клиентами.

Настройка формы для фиксации новых заявок на подбор

Для простой и#nbsp;быстрой фиксации заявок на#nbsp;подбор была настроена форма на#nbsp;базе штатного функционала amoCRM. Автоматизация процесса с#nbsp;помощью формы позволила выработать единый регламент заведения и#nbsp;обработки заявок и#nbsp;повысила точность вводимых данных.

Автоматизация и BPM-платформа Sensei

У#nbsp;компании были проблемы с#nbsp;координацией задач и#nbsp;отслеживанием этапов их#nbsp;выполнения, что приводило к#nbsp;задержкам и#nbsp;снижению эффективности менеджеров.
Сервис Sensei позволил создать четкие бизнес-процессы, автоматизировать рутинные задачи и#nbsp;обеспечить прозрачность их#nbsp;выполнения. Настроили больше 30 процессов, что улучшило контроль и#nbsp;управление, повысило продуктивность менеджеров и#nbsp;снизило количество ошибок, допускаемых при работе с#nbsp;заявками.

Макро- и микропроцессы

Для разработки процессов мы#nbsp;использовали BPM-конструктор, который является ключевым инструментом сервиса Sensei#nbsp;— это визуальный редактор, в#nbsp;котором можно запрограммировать все процессы в#nbsp;виде наглядной блок-схемы без навыков программирования. Sensei позволяет добавлять задачи, направлять процесс в#nbsp;нужное русло в#nbsp;зависимости от#nbsp;разных условий, настраивать поля, которые должны заполнить сотрудники по#nbsp;ходу процесса, показывать формы для заполнения, и#nbsp;многое другое.

Скрипты для обработки откликов

Также были внедрены механики форм, служащие скриптом разговора с#nbsp;кандидатами. Они указывают, какую информацию нужно собрать на#nbsp;каждом этапе общения. Например, так выглядит скрипит «Квалификация отклика»:
А#nbsp;вот так выглядит часть регламента, зашитая в#nbsp;бизнес-процесс, которая доступна строго в#nbsp;момент, когда это требуется в#nbsp;открытой сделке:

Sensei Workplaces

Еще одним расширением, подключенным к#nbsp;amoCRM, стал Sensei Workplaces#nbsp;— этот модуль позволяет руководителям настраивать систему приоритетов отдельных сотрудников или целых отделов. Например, можно задать настройки рабочего дня менеджера: с#nbsp;какими задачами, по#nbsp;каким сделками в#nbsp;какие интервалы времени должен работать сотрудник.
Особым преимуществом Workplaces является принцип одной кнопки: он#nbsp;заключается в#nbsp;том, что сотрудники управляют своими задачами одним действием: им#nbsp;доступна одна основная кнопка для начала или завершения задачи. Система сама открывает именно ту#nbsp;сделку, которая сейчас должна быть обработана.
Такая функция значительно упрощает рабочий процесс и#nbsp;позволяет менеджерам не#nbsp;отвлекаться на#nbsp;административные детали. Производительность сотрудников при внедрении только этого инструмента вырастает минимум на#nbsp;15%.

Связь отклика с заявкой

Интеграция Avito с amoCRM не передавала информацию о корпоративных аккаунтах, затрудняя идентификацию ответственного рекрутера.

Чтобы решить проблему, мы разработали следующий механизм на базе Sensei:

  1. При поступлении отклика на объявление с Avito запускается Salesbot, который распознает в названии объявления уникальные 9 цифр (ID сделки amoCRM и номер рекрутера). Эти значения записываются в соответствующие поля.
  2. Процесс Sensei распределяет отклики между рекрутерами: отклики из различных источников (VK, Telegram bot, WhatsApp и прочие) распределяются с помощью механизма Sensei Очередь, а отклики с Avito — по индивидуальному идентификатору рекрутера.
  3. Для связи отклика с заявкой и передачи информации используется механика запуска подпроцессов. Макропроцесс обращается к микропроцессу и получает ID заявки, после чего информация из заявки записывается в сделку с откликом.
  4. При необходимости изменения заявки в процессе трудоустройства всплывает окно с вопросом «Верная ли заявка» и возможностью ввода нового ID сделки.

Решение обеспечило корректное связывание откликов с заявками, распределение задач и поддержание актуальности данных.

Автоматические триггерные уведомления

При большом потоке клиентов и#nbsp;соискателей сотрудники часто забывают посылать сообщения кандидатам. Иногда менеджеры также#nbsp;же отходят от#nbsp;стандартов общения и#nbsp;пишут по-своему, чтобы сэкономить время.
Мы#nbsp;предложили настроить следующие автоматические рассылки для кандидатов:
  • Сообщение о#nbsp;назначении собеседования;
  • Напоминание о#nbsp;собеседовании;
  • Сообщение с#nbsp;нужным пакетом документов в#nbsp;зависимости от#nbsp;гражданства;
  • Сообщение логисту о#nbsp;передаче кандидата.
Это позволило исключить возможность пропусков и#nbsp;некачественной обработки сообщений, а#nbsp;также сэкономить большое количество времени менеджерам.

Чат-боты

В#nbsp;процессах найма все более востребованными и#nbsp;полезным инструментами становятся чат-боты: они берут на#nbsp;себя первичное взаимодействие с#nbsp;кандидатами и#nbsp;тем самым значительно упрощают работу HR-менеджеров. Учитывая платформы, которыми пользуется ЭГ-Стафф, мы#nbsp;предложили клиенту разработку чат-ботов под две задачи:
  1. Квалификация соискателей на#nbsp;Авито;
  2. Квалификация соискателей в#nbsp;мессенджерах (WhatsApp, Telegram).
Боты задают кандидатам вопросы и#nbsp;собирают необходимую информацию, которую потом используют менеджеры.

База знаний для сотрудников клиента

Для быстрой адаптации нового персонала и#nbsp;удобного обучения старых сотрудников мы#nbsp;разработали полноценную корпоративную базу знаний.
Она включает:

  • видеоуроки;
  • контрольные тесты;
  • теоретические материалы в#nbsp;виде статей и#nbsp;лекций;
  • отдельное видео-обучение руководителей и#nbsp;сотрудников;
  • разделы с#nbsp;инструкциями по#nbsp;использованию тех или иных функций, инструментов или процессов;
  • вопрос-ответ.
В#nbsp;результате клиент получил личный кабинет со#nbsp;всеми материалами. Теперь сотрудники в#nbsp;любой момент могут открыть базу знаний и#nbsp;уточнить нужную информацию. Это позволило упростить адаптацию персонала к#nbsp;новой системе управления.

Аналитика

Систему сквозной аналитики реализовали через настройку рабочего стола руководителя. Также внедрили функцию автоматической выгрузки данных о#nbsp;работе сотрудников в#nbsp;гугл-таблицы. На#nbsp;их#nbsp;основании отчеты формируются автоматически по#nbsp;заданным параметрам, что обеспечивает прозрачность и#nbsp;объективность информации.

Результаты

В результате внедрения комания получила прозрачную систему работы с заявками и откликами. У руководителя есть возможность отследить эффективность и конверсию каналов привлечения соискателей, а также качество работы каждого HR-менеджера. Работа сотрудников стала прозрачной и прогнозируемой.

Скорость обработки отклика до 4 минут
Раньше время нельзя было измерить, поскольку отсутствовала прозрачная аналитика по работе менеджеров
Все отклики попадают в единую систему
Принцип единого окна. Ранее компания теряла до 50% откликов, так как не все из них вносились в Google Sheets
Постоянный рост внутренней базы соискателей
Выстроена работа с текущей базой, на момент подготовки материала в базе более 52 000 соискателей
Быстрая адаптация новых HR-менеджеров
Разработанная проектной командой корпоративная база знаний позволила обучать новых HR-менеджеров за 1 неделю вместо 1 месяца
Рост количества трудоустраиваемых в 4 раза
В месяц трудоустраивается более 370 кандидатов, что составляет в среднем 30-40 трудоустроенных на одного сотрудника
Хотите так же?
Закажите презентацию
Записаться на Демо
{$co}