Как вырасти в 7,5 раз за 2 года и стать лидером в аутсорсинге рабочего персонала

О клиенте

«Алгоритм24» — это компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга и аутстаффинга уже более 6 лет. За это время команда успела трудоустроить свыше 7 тысяч сотрудников из 30 регионов России, а также реализовать множество масштабных проектов для своих клиентов.
Основная специализация компании — массовый подбор для организации производства, торговли, общественного питания и складской логистики.

С каким запросом обратились

Компании требовалось:
— запустить автоматизированную работу HR-департамента на базе amoCRM;
— расширить и автоматизировать деятельность отдела продаж, который уже работал в amoCRM;
— минимизировать количество рутинных операций, совершаемых сотрудниками;
— сократить время обработки резюме соискателей менеджерами HR-отдела.

С чего начали

На момент старта проекта компания практически не работала в amoCRM — в отделе продаж был только один сотрудник, а сама система была настроена собственноручно руководителем, который не имел опыта работы с CRM-системами.
Алгоритм хотел подключить к работе в amoCRM всех сотрудников, поэтому было решено настроить CRM-систему не только для отдела продаж, но и для отдела по подбору персонала.

Аудит отдела продаж и HR-отдела

При аудите отдела продаж было выявлено, что ранее клиентскую базу единственный менеджер вел самостоятельно в блокноте и Google-таблице, поэтому у компании не было точных аналитических данных по работе сотрудника.
Аудит отдела подбора персонала показал, что сотрудники хранят базу соискателей в таблицах Excel, из-за чего все необходимые коммуникации отнимают много времени.
Также львиную долю времени отнимал обмен информацией между сотрудниками HR-отдела и отдела продаж.

Настройка AmoCRM

Первым делом мы настроили четыре воронки: 2 из них предназначались для работы отдела продаж, а 2 другие — для HR.
В воронках мы настроили дополнительные поля для карточек сделок, контактов и компаний.
Также импортировали в amoCRM всю имевшуюся клиентскую базу.

Интеграции каналов коммуникаций

Клиенты и соискатели приходят в компанию из разных источников — мы это учли и настроили интеграции с сайтом и электронной почтой, чтобы все заявки автоматически попадали в единую базу данных в amoCRM.
Также были настроены интеграции с Telegram и WhatsApp с помощью сервиса WazzUp.

Телефония

Чтобы менеджеры могли быстро и качественно обрабатывать заявки клиентов и соискателей, мы подключили IP-телефонию.
Для amoCRM был настроен виджет на принятие входящих звонков — все они сразу фиксировались в системе.
Кроме этого мы настроили равномерное распределение звонков, автоматическое назначение ответственного по каждому клиенту, создание задач по пропущенным вызовам и многое другое.

Пользователи и роли

Для каждого отдела были настроены роли и права доступа в amoCRM.
Также были настроены скрытие и видимость необходимых полей в карточках сделки, контакта и компании для каждого отдела.
Это позволило разграничить функционал системы для сотрудников, чтобы они не отвлекались на ненужную для них информацию.

Аналитика

Чтобы руководители компании могли отслеживать качество работы каждого сотрудника и отдела в целом, мы внедрили систему сквозной аналитики, показатели которой отражались сразу на рабочем столе в amoCRM.
Благодаря таким виджетам, начальство в любой момент может увидеть, по какой причине соискателю было отказано в найме, и посмотреть, какие источники приносят больше всего клиентов и соискателей.

Автоматизация

Чтобы отделы продаж и HR работали эффективнее, мы автоматизировали большую часть бизнес-процессов. Для этого использовали Sensei и Salesbot.

Sensei — это конструктор всех бизнес-процессов. С его помощью удалось спланировать все этапы продаж и найма, чтобы они проходили по заданному сценарию, без задержек и ошибок. Благодаря Sensei работа обоих отделов стала более организованной и предсказуемой.

Salesbot — это бот, который отвечает за коммуникацию с клиентами. Он общается с ними в чате, отвечает на вопросы, собирает информацию и даже может назначать встречи. Это значительно экономит время сотрудников.

Для решения сложных задач (например, чтобы HR-менеджер, находящийся непосредственно на объекте, вовремя получал уведомления о назначенных собеседованиях), мы настроили интеграцию amoCRM с WhatsApp через сервис Integromat. Раньше менеджеру приходилось постоянно проверять почту или внутренние системы, теперь же уведомления приходят прямо в мессенджер.
Наконец, мы настроили кастомную интеграцию с 1С. Это минимизировало ошибки при ручном вводе данных.

Результаты

1) У компании появилась единая система учета и коммуникации как с клиентами, так и с соискателями;
2) Время обработки заявок сократилось в 7 раз;
3) Автоматизация позволяет не только повысить качество работы, но и сэкономить время работы менеджерам каждого отдела;
4) Руководители компании в режиме реального времени могут контролировать всю работу сотрудников, следить за тем, как они ведут коммуникации с клиентами, а также получать точные данные по следующим аспектам: откуда пришли клиенты или соискатели, сколько из соискателей были трудоустроены и по каким причинам им отказали в найме.

Итоги в цифрах:

• Количество трудоустроенных выросло в 7,5 раз за 2 года, с 250 до 2000 сотрудников ежемесячно
• Себестоимость привлечения одного сотрудника снизилась на 38%, с 10 100 ₽ до 6300 ₽
• Компания ежемесячно экономит на маркетинге более 7,3 млн ₽ (не считая затрат на ФОТ, налоги, офис)
• Штат постоянного персонала за 1 год вырос с 35% до 55%